外贸营业员义务细则
办理客户营业前的准备义务
营业助理复查上次该客户劈面所交代或来电来函所应办义务能否已完成,如未完成应速办妥。
(一)营业助理对客户所寄来拟在仿制的原样品,如需准备报价、样品、印盒、纸套、标纸、标头、陈设箱、仿单等材料,应即准备完全,如有题目不能处理,应即向主管司理叨教若那边理。
(二)营业助理须将客户所欲购的项目,应准备最新报价,以满意客户再订购的需要。
(三)营业助理应客户所需,代订饭店房间、并于前一天应再与饭店联结,不可有误。
(四)营业助理须关照装押助理,最迟于于客户来前一日办妥OOL。
(五)如需推销部有关科长共同准备义务者,营业助理应和谐妥帖对年夜客户来应预到公司日期。
□客户接待义务
(一)如需到机场接待,营业部助理应向总务科安排接机事件,并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联结班机确定到达时候。必需提早5分钟抵达机场或饭店将主人接来公司。
(二)如客户需赴工场不雅观察,营业助理应事前与工场联结,安排行程。
(三)如客户需要旅游胜景奇不雅观,营业助理应事前安排旅行行程。
□客户来访接待
(一)赴机场或饭店接客户前,营业助理应将有关材料、档案、样品等置于营业卡脖子室。
(二)如客户需要饮料、食物等,营业助理应关照旧品室准备。
(三)如需推销部有关科长备询时,营业助理应事前关照待命。
□客户联系营业
(一)营业部司理及助理陪客户遴选样品。
(二)经客户遴选的有快乐喜爱产物,营业助理应即记实详细材料及产物编号、规格、包装明细、材数,近来工场价钱。如有需要,得与有关科长和谐报价。如客户因此C&F或CIF前提推销者,应即计算所拟报单元数量标运费,如该产物客户已往曾购买者,则应记实上次厂价与卖价。
(三)与客户卡脖子中,对报价及客户所特有要求的规格、形状、年夜孝尺寸、厚度、构造材料、颜色、包装、质量、订购数量等，营业助理均应详细列进记实,需要时画上该产物草图。
(四)如客户当日未能决议推销者,须待次日继承卡脖子时,营业助理应将所遴选出来的样品,留条嘱咐样品室暂留存于营业治谈室架子内。以免下次卡脖子时频频挑眩(留存刻日不得跨越一礼拜)。
(五)如客户不予卡脖子或已卡脖子终了的样品,营业助理应嘱咐样品室回复原处。
(六)客户如有任何询问应即考核回答,如不能即时回答,亦应向客户申明缘故原因并告以何时回答。
(七)与客户卡脖子中,对客户所交代的义务应于下次卡脖子前完成。
□拾掇整顿报价单
(一)应客户需要,将卡脖子中感快乐喜爱的产物,营业助理与推销部有关科长和谐拾掇整顿报价单,经主管理司理审阅后打出交给客户。
(二)客户订购产物,营业助理应于客户离公司的当日或限内将报价单单项总价及全部总价底稿拾掇整顿稳当,呈主管司理阅后,扫报价单所划定份数增加二份。如是C&F或CIF时,报价单上的材数不予打出。
(三)营业助理,应即查对报价单能否与底稿符合,如有错误即自行点窜确实无误,然后抽出一份报价单叨教司理后,开海内订单,连同海内订单装运联一并交装押助理。
(四)全部寄外洋函件,报价单若其他统统文件须由营业助理查对,并在寄出份下属理签名处旁签名和签注日期,送交主管司理发出,但报关文件由营业助理于结并前自行查对单价数量，必需在当日内完成。
□开海内订单
营业助理适时常考核自存的报价单,并尽速请主管司理会同有关推销科长发出海内订单,并在存档报价单及材料卡或PRICE LIST上注明承制工场、厂价、海内订单号码及日期。
(一)订单上唛头可接纳下列体例:
1.刻章。
2.打字。
3.由营业助理誊写清晰。
(二)如海内订单上数量、价钱、包装、规格、唛头有变动时,即发出"订单变动关照",并与原海内订单留底联装订一同。
(三)如是将海内订单改开另一工场,则应于海内订单留底联、验货联、装运联上注明,"本订单是原订单号重开,原订单取消"并于存档报价单联及材料卡或PRICE LIST上变动海内订单号码、日期、承制厂称呼价钱,但在工场联及签回联上尽对不可注明该订单是重开,并即将装运联直接交装运押助理。
(四)原海内订单如是改开别家工场时,须用分外编号,举例如下:
KR-1021 (此为改开订单号码)
K-1021 (此为原订单号码)
(五)需动退的货,外箱上要打暗号,应于订单上分外注明,告知工场。
(六)如是纺织品的订单,亦应于订单上注明需办GUOTA才可出口。
(七)印制样品请款时,务必附上样品才可付款。
(八)订单一个ITEM在￥5,000以上,科长在时一定要让科长签字,本领寄出,如科长不在而急于需寄出的订单由营业部自行决议。此订单进否要由科长签字才寄出,但如未经科长签字的订单,推销科长应帮助出货,而催货则由营业部担当。
(九)凡向工场催货(包括配件及印刷品)统统的责任由营业助理担当,但装押助理帮助催货。
□开妥海内订单
(一)海内订单开妥后,须校正与报价单上所列的包装、数量能否符合。
(二)开妥海内订单送主管司理审阅签名后:
1.留底联存查。
2.工场联及签回联及验货联交管制中央。
3.装运联连同报价单一份交装押助理留存出货用。
4.签回联逾10天工场未主动签回时,由管制中央过滤,如该订单单项金额跨越美金2000元某人夷易近币8万元以上者,关照有关副(助)理或外务员担当签回,(如金额未跨越以上金额者不用硬性签回),如跨越美金5,000元者,务必由各有关科长签回。
5.管制中央收到签回联时,查对单价、数量后,如签回联上有变动部分,应由管制中央关照各包办助理，再交行政助理处理后转交各有关人员变动样品室价钱。
(三)营业助理收到出货样品时,须详查出货样品的质量规格能否符合客户要求,如符合则呈阅主管司理后将出货样品自行保管,不然马上叨教搭客司理若那边理,验货立体由主管司理审阅后发出再留存。
1.北部地区助理取回出货样品,仍交由管制中央销案后,自行保管。
2.送他堆栈的出货样品亦需取回,但贵重及体积太年夜的,助理可自行决议能否取回。
(四)工场收到订单要求包办助理改价,须由司理决议不可自作主张。
□讨取样品
(一)客户未订购,但要求样品的项目应叨教主管司理会同推销部有关科长向何家工场讨取样品,并填妥样品讨取函,以三联交收发中央以一承留底。
(二)客户已订购者,应按报价单海内订单上划天命目向有关工场讨取样品。
(三)讨取样品如急切时,以电话与有关工场及外务员联结。
(四)重要样品如在期限内仍未收到回音时,应即填写"重要样品逾期诘问单",交有关推销科长接纳紧急步伐。
(五)对外务人员交办的事变,应随时敦促如期完成,如有任何困难时叨教主管司理处理。
(六)收到工场样品后应即详细查抄能否完整完好,如有规格不符或破坏应速关照工场重寄,并嘱咐留意改进及鉴戒包装。
(七)向工场讨取样品时,要注明该工场产物的编号,如无工场编号,须附上草图或相片。
(八)向工场讨取样品时,请勿写客户及地区称呼。
(九)外借样品请求单上同等附上2"×3"相片留底。
(十)内借(暂借)样品应于材料中央登记。
(十一)凡一个ITEM拍成一张的相片均以2"×3"为主。
附件:
讨取样品职责的分别:
1.旧样品同等由营业部直接向工场或外务员讨取，若无法获得,请科长供给材料,由助理继承讨取,到完成为止。
2.新样品同等要科长担当讨取,所谓新样品包括:
(1)客户送来的样品(图片)。
(2)旧样品但有部分变动者。
①外务员体例隶属推销部,但其义务直接对营业部担当。
②有订单的新样品由科长担当讨取样品究竟。
③无订单的新样品讨取刻日已届,科长无法完成,应呈所属司理,申明来由。
□寄样品给客户
在收到工场所寄来的样品上,贴妥本公司标签与ITEM NO.品名
(一)如以海邮或空邮寄出者,应打收件人地点、姓名、电话、标签及SAMPLE INVOICE五联,在第四联上签名及注明日期交包景裹组寄出,将第三联陪异样品装进箱内。第一联寄客户,第二联交收发还档,第五联自存。
1.如样品数量过多或代价过高,而谈判仍需付样品费者,应于SAMPLE INVOICE上注明SAMPLE CHARGE并往函向客户讨取样品费及邮费。
2.每3个月依自存的第五联SAMPLE INVOICE清理客户未寄来样品费邮费或其他费用,打DEBIT NOTE用管帐科长名义向客户索龋
3.寄外洋包裹,由各助理自行包好,装进箱内"
4.如寄出SMP需办出口配额者,包办助理应分外留意事前办理。
(二)如以航空货运体例寄出者,应打SAMPLE INVOICE六联单价打上虚价(不实的价钱)第一联于样品寄出后随函寄给客户,第五联由航空货运公司签名后交秘书室收发人，六联自存。收到航空货运公司提单应查对航空运费、客户地点及班机能否准确,如航空货运公司计算佣金时查对,其他交秘书室存档,如航空运费为本公司支付者,须客户确实收到货物时才可签付运费。
(三)全部寄出外洋的样品须由司理过目,再行寄出。
□客户来电来函来样品
(一)收到客户来电来函,应立刻叨教司理若那边理。
(二)收到客户来拟仿制的样品,或寄来的目次相片,其开发报价等,应即叨教主管司理。如有居交订单者,请公司予以嘉奖。
(三)主管司理外出时,营业助理应在自己本领范围内所能管的事前行管理,主管司理返公司后,再报告处理经由如系紧急事变,应设法与主管司理获得联结,以便敏捷处理。
□须经确认样品、印刷品
(一)如海内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经外洋客户确认经由历程后,立刻以公司印的表格,寄交工场及有关外务员,留底一份交装押签收,并在原海内订单装运联上登记后再交回营业助理留存。如以电话关照工场,应补寄关照以便安排挤货。
(二)客户正式确认经由历程的样品,应会知有关外务员或科长,规格准确以便验货。
□验货
(一)如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌,因地区偏僻无法前往承制厂商货或因承制厂商质量差,外务人员不能决议可出货时,外务人员来电或来函关照，营业助理应即叨教主管司理若那边理。但北部地区、广州地区不论任何情况,应关照外务员必需亲往验货。
(二)营业助理因处理重要题目须往工场时,应填出差请求表前往公司后凭出差陈说表,向总务科请领差盘缠。
(三)全部订单的验货联均由管制中央直接寄交外务员,以便帮助催货,如助理需到堆栈验货,自行找装运联或留底联。
□请求外洋(内)佣金补偿
(一)营业助理填妥请求书,送呈主管司理、总司理签名批准送交押汇科长,如补偿须扣工场者于表上注明并另填写扣款单一份交管帐,一份交考核,一份交推销科长,一份留底,以便工场请款时扣除,如是亲交来公司的客户,须备妥收条及护照影本送交管帐制单。
(请求书为四联,其中一份留底)
(二)在支付外洋佣金时必需:
1.与外洋公司订佣金可在任何地点支付的左券影本交管帐。
2.每支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收条支领。
(三)押汇科长收到外洋汇款支付请求单,送交有关管帐签收一份,另一份交考核。
□对样品处理
(一)出货样品:营业助理必需获得并实在担当验货无误后予以自行保管或予补样。
(二)收到工场新样品,呈阅主管司理后,应附厂商住址、电话及担当人姓名及价钱材料即送推销部有关科长编材料。
(三)包办助理收到新样品,应赶快送推销部,如获订单,可得奖金。
(四)有秘密样品(专利或只能卖给专食客户)不可任意陈设于样品室。其订单及样品函的科长栏应改填司理名。
(五)如需向商业部分借出样品时,应填写"样品外借请求单"连同黑色照片呈总司理核前方可借出。
(六)如有不可陈设的印刷盒,由包办助理于出纲SMPL上注明"不可陈设"字样,先交管制中央销案后,再由管制中央送交包办助理保管。
□注销海内订单
(一)营业助理向装押助理签收"营业部订单货款支付批准单"须详细查对单价、数量及扣款事变并作付款记实后交管制中央查对,无误后签名呈阅司理,并将原海内订单底上予以注销。
(二)凡有退关税或退货色税的工场在未结关前请款同等留存50百分(包括送堆栈货)，如工场急需货款,亦应先开来包管票。
□接到报价单与海内订单
装押助理收到由营业助理转来的报价单与海内订单时,应查对报价单与海内订单上包装、数量能否完全符合,如发作错误或有疑问时,应即与营业助理和谐或叨教主管司理若那边理。
□签收L/C影本
(一)押汇科长收到L/C后,即影印一份送交营业司理签收,再转交营业助理审阅并在存档的O/C上登记L/C号码,S/D、V/D以及金额后,交装押助理。
(二)L/C年夜概发作的题目如下:
1.收到L/C时须先查对总金额、数量、单价能否准确。
2.收以L/C当地利,如距有效日少于三天,即须向主管司理提出。
3.每每L/C是可分批,如不可分打,须向主管司理提出。
4.如由当地无直接船可到达的口岸,须看L/C能否可以转船,如不可以须叨教主管司理,必需分外留意出口港不能指定为当地口岸。
5.查对受益人全名、地点有无错误。
6.查对生意前提是为FOB、CIF、C&F能否符合。
7.L/C内容有无错误字。
8.有无划定整批或限装货柜或分外指定船公司。
9.犹如一富户稀有张L/C时须看有无划定可予归并。
10.如L/C直接由外洋客户寄来,而未经银行登记,须即叨教主管司理能否送银行查对其签字能否符合。
11.如远期付款的L/C应检查利钱,能否由买方承当,如否应即叨教主管司理。
12.如有独特字眼,或条目有违常理者,应即叨教主管司理。
□装船关照单
(一)依照海内订单的划定交货日期一个月至一个月前开始功课,由装押助理按外勤人员的陈说或直接与工场联系后填写装船关照单。
送货柜场者:共四联
第一联:
寄工场,由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。
第二、三联:
(1)寄有关外务员,在第二联上填妥确定出货日期、毛重、毛重、才积、未能如期交货缘故原因后寄回司理,再交装押助理和谐安排挤货。
(2)如每一ITEM跨越,美金5000元者,第二联交有关科长,第三联仍寄交外务员。
第四联:装押助理存查。
货送堆栈者:填"送仓装船关照单",共二联
第一联:
寄工场,由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后,再送收发。
第二联:
装押助理存查。
如重要订单未能如期交货,得填写"重要订单逾期诘问单"交有关科长帮助处理。
(二)如海内订单划定收到L/C后才关照临盆者,收到L/C当日即在装船关照单上注明"L/C已收到"，船期每每以S/D刻日前三礼拜为宜。(弹性使用)
(三)如海内订单划定须等样品确实经由历程才临盆者,当收到客户确认函电时,由营业助理填写确认函交工场,并将留底联交有关装押助理签收,并在海内订单装运联上登记后,再交回营业助理,以便安排船期。
(四)如出口美、日地区,应将经济部商品检验局的材料来源加工地方切结书空白数份填妥,可陪伴第一联装船关照单寄往工场或交外务员盖章填写后寄回,才回经济部商品检验局请求产地证明书。
(五)需确实留意出口货物能否含有须办退税进口零件,和谐报关行后与有关工场办理手续。
□催货
(一)送货柜场的装船关照单发出后一礼拜内如无回音交货,应该会同行务助理向工场或外勤营业人员催货。
(二)退税材料寄来本公司时,应先告知工场填明包办人姓名,不然常常良多助理有统一家工场的货,退税材料频频误传,而发作工玫不能退税的费事。
□收到堆栈送来的进货单
(一)装押助理收到进货单应即查对，对所列的唛头、数量、包装情况表能否与海内订单符合,如需改正马上关照仓储科利益理。
(二)收到进货单后,需关照助理前往堆栈验货,并制定"莱部订单货款支付批准单"。
(三)如未关照送货柜场而擅自送来堆栈者,应扣运费。
□签订S/O
(一)根据出货明细表及海内订单装运联所示年夜约材数计算体积分量。
(二)向拟装运的船公司或报关行查能否确实签到S/O。
(三)船期如有提早或延后,应立刻与工场联系务必共同。
(四)打S/O时须考核能否每张均打,如有漏打,应即时补上,以免报关行在船公司重打,浪费时候。
(五)签S/O的时候应延迟一礼拜或两礼拜,或事前以电话与船公司联结订船位。
(六)B/L如须预付运费,应会同行务助理填妥营业部杂费支付批准单交有关管帐,如司理不在,为夺取时效,可凭装押助理签名,即送管帐付款,事后由管帐送给司理、副司理、助理补签。
(七)将文件备妥,待文件完全后,将全套押汇文件另加出货明细表INVOICE,B/L各一份连同出口登记本第三联(考核)第四联(押汇)交押汇科长,将需要文件转送银行押汇,出口登记本第三联由押汇科长转送考核,时候由结关日起不得跨越七天,如有耽搁需写缘故原因,并须扣各司理利钱,并责罚装押助理。
(八)押准文件存档联及寄交客户，联经由营业助理呈阅主管司理后，分别寄出并在存档联上注明"回档",交收发中央。
(九)押汇科长收到结汇证书连同信汇回条、出货明细表、INVOICE及B/L各一份送交有关管帐。
□打OOL
视客户或司理需要,装押助理应按所办客户会同行务助理打OOL三份,一份由装押助理留存,两分转交营业助理留存一份,另一份呈阅主管司理。
□收到堆栈存货周报表
仓储科须于每周一上午11时半前将堆栈周报表送交行政助理,行政助理于午前送交装押助理,装押助理收到后须填妥L/C刻日栏及装船日期栏,并查对数量、唛头厂商无误后交营业助理查对,于每周二午时下班前交主管司理转交行政助理,如堆栈存货周报表上有错误时须立刻往电话与仓储科长联系查明。
□请求LOCAL L/C
(一)向押汇科长取表填妥,即送主管司理,总司理签名批准交押汇科长请求,在开发当地声誉状请求书上须开给何家工场,手续费能否从工场扣除。
(二)押汇时LACAL L/C复印件本一份需送押汇科长。
□货完全出清时的义务
(一)海内订单装运联待货完全出清不再利用时,自行烧失落。
(二)L/C影本待货完全出清不再利用时,应即交押汇科长。
□核签报关费
(一)查对唛头、件数能否无误,并于出口登记本留底联注销并于出口登记本上报关费栏登记该批报关费,以免报关行频频请款。
(二)报关费如多出划定费用时,应签请司理批准